Erros mais comuns na hora de emitir NF-e

Publicado em 11/01/2023 às 16:04

Ser empreeendedor é um desafio e tanto e as dificuldades começam já no processo de formalização do negócio e fazem parte do dia a dia das operações.

Exemplo disso é a emissão da nota fiscal eletrônica (NFe), que requer conhecimento da legislação contábil, fiscal e tributária, assim como atenção aos detalhes no preenchimento deste documento.

Para te ajudar durante este processo, trouxemos aqui exemplos dos principais erros cometidos nesta etapa e quais suas possíveis soluções.

1 - Cadastro na SEFAZ e Certificado Digital

O primeiro requisito para emitir nota Fiscal é estar corretamente cadastrado e habilitado na secretaria da fazenda do estado em que for emitir.

Sem a conclusão deste passo, a emissão não será possível, mesmo que o seu sistema esteja completo e funcionando. O retorno da Sefaz neste caso será: “Rejeição: Emissor não habilitado”.

Após estar devidamente cadastrado e habilitado é necessário possuir um Certificado Digital válido, portanto se o certificado não tiver sido emitido ou então já estiver vencido, não será possível emitir nota fiscal.

2 - A Natureza da Operação

Este campo descreve que tipo de transação está acontecendo, é comum errar este campo quando a empresa está acostumada a fazer apenas um tipo de movimentação, como por exemplo uma venda a consumidor final, e de repente precisa efetuar uma devolução, transferência entre filiais ou enviar uma remessa para conserto por exemplo.

Somente é permitido um tipo de natureza de operação por Nota Fiscal, e caso seja comitido erro neste passo, a fiscalização poderá punir com multas.

3 - Erro de CFOP

Composto por 4 dígitos, este campo serve para identificar o tipo de operação, se é de entrada ou de saída, se é uma operação interna ou se é interestadual, e tem vinculação direta com a natureza da operação. Sua finalidade é definir qual a operação ou prestação será efetivamente realizada. O CFOP traz informações complementares à natureza da operação, com vinculação de um código específico.

Existe um código exato e correto de CFOP para cada operação, em caso de dúvidas, é recomendável consultar seu contador.

Ao tentar por exemplo usar um CFOP de operação interestadual para um destinatário cujo endereço é dentro do próprio estado, a SEFAZ irá retornar o erro e impedir a operação. Notas Fiscais da saída terão CFOP sempre iniciado por: 5,6 ou 7 enquanto o das de entrada, iniciam por: 1,2 ou 3.

4 - Erro de cadastro

Erros comuns na hora de emitir nota fiscal é no preenchimento dos dados, tanto do destinatário da nota, e isso inclui, razão social, CNPJ, Inscrição Estadual, endereço, etc. Quanto nos próprios dados da Nota Fiscal, tais como: Datas, preços, prazos, impostos, frete, transporte, etc.

Por isso é necessário estar a atento, em caso de erros o prazo para cancelar e refazer a nota é curto, ainda é possível emitir uma carta de correção, isso se a informação a ser corrigida não altera valores ou impostos da nota.

5 - Interromper a sequência numérica das Notas

As Notas Fiscais seguem uma sequência numérica, se esta sequência não for seguida corretamente a SEFAZ irá retornar erro. Caso tente ser emitida uma nota cujo número já tenha sido utilizado haverá o retorno de erro de duplicidade.

Por iso é importante seguir a sequência, caso já tenha sido emitidas notas em outro emissor a sequência deverá ser mantida, e se possível importar as notas anteriores para manter um backup seguro de seus dados.

6 - errar o CST ou CSOSN

CST ou CSOSN são os códigos de situação tributária, eles determinam se haverá cobrança de impostos e qual será a regra aplicada, aliquota, se tem redução de base de cálculo, isenção, código de benefício, etc. É ele quem define a regra fiscal da operação.

Este código é de extrema importância e informá-lo errado pode custar caro, por isso é preciso estar sempre consultando o contador sobre o que utilizar, e evitar de pagar impostos a mais, ou deixar de pagar.

7 - Não possuir um bom emissor de Notas Fiscais

Um emissor de Notas Fiscais eficiente irá reduzir custos e aumentar a produtividade, uma vez que o processo será simplificado. 

Com o Fácil ERP é possível emitir todos os principais documentos eletrônicos, tais como NF-e, NFC-e, NFS-e, CT-e e MDF-e de forma ágil e totalmente online. Os documentos ficam todos armazenados em nuvem de forma segura e são de fácil acesso, podendo buscar e exportar notas antigas, imprimir DANFE, enviar via e-mail, ou whatsapp, corrigir notas ou cancelá-las.

Além disso o Fácil ERP calcula os impostos automaticamente, preenche dados automaticamente, evitando erros de digitação, permite o campartilhamento dos dados com seu contador, gerando relatórios de forma rápida.

O treinamento é oferecido juntamente com o sistema para capacitar os usuários a utilizarem a ferramenta da melhor forma.

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