O que é NFS-e e RPS, tudo o que você precisa saber

Publicado em 05/10/2021 às 16:25

A NFS-e é um documento fiscal muito comum na rotina empresas prestadoras de serviços, ou mesmo para negócios que contratam serviços de terceiros, ou seja, tomadores de serviços.

Na realidade atual, é fundamental que você conheça todos os tipos de documentos fiscais em circulação no Brasil, afinal é uma obrigação do empreendedor e do gestor financeiro e também um certificado de garantia de cumprimento de ambas as partes.

Entender tudo sobre os diferentes tipos de notas fiscais, incluindo a NFS-e, pode evitar que sua empresa caia em ciladas e se complique com o Fisco.

Cerca de 86% das empresas brasileiras apresentam irregularidades perante os órgãos de controle, não é sempre que essas irregularidades são propositais ou mesmo criminosas, em muitos casos, o complexo sistema tributário e sua fiscalização acabam por confundir empresários e gestores.

A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica tem grande importância para evitar essas ocorrências, servindo de base para que sua empresa registre corretamente os serviços prestados ou contratados.

Preparamos um Guia sobre a NFS-e para você empreendedor tirar suas dúvidas.

O que é uma NFS-e?

A NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica) é um documento fiscal, emitido e armazenado em formato digital, que substitui a Nota Fiscal de Serviços física (em papel).

Seu objetivo é comprovar e registrar uma operação de prestação de serviços, sua existência é apenas digital, como um arquivo, sendo que a versão impressa não substitui a digital, possui um código de verificação que garante sua autenticidade, e pode ser consultada em seu órgão de origem através deste.

A NFS-e surgiu em 2007 com Projeto NFS-e, criado pela Receita Federal e a Associação Brasileira das Secretarias de Finanças das Capitais (Abrasf).

O intuito era modernizar a emissão de notas fiscais de serviço, uma vez que antes dela as emissões eram através de blocos de papel, que obviamente causavam muitos transtornos.

Apesar de haver um projeto de padronização da NFS-e nacional, atualmente cada Prefeitura possui seu próprio padrão, desde o formato até os campos a serem preenchidos.

Se você já visualizou NFS-e de diferentes municípios, provavelmente já notou a diferença.

A NFS-e é um documento fiscal que serve de guia para arrecadação do ISS (Imposto Sobre Serviços) que é um dos principais tributos municipal, por isso o órgão respopnsável por regular a emissão é a prefeitura.

As principais prefeituras do Brasil já possuem a capacidade de emitir o formato digital, embora algumas ainda estejam em processo de adaptação a nova realidade.

A tendência é que cada vez mais prefeituras adotem o Projeto NFS-e Nacional e digitalizem a emissão e armazenamento das notas fiscais de serviço, proporcionando facilidade e agilidade na emissão, armazenamento e compartilhamento deste documento.

Quem precisa emitir uma NFS-e?

A emissão da NFS-e é obrigatória a todas as empresas que prestam serviços, seja de forma primária ou secundária.

Significa que se a pessoa jurídica em questão presta serviços que estão sujeitos à cobrança do Imposto Sobre Serviços deve emitir a NFS-e.

De qualquer forma, quem define quais tipos de serviços estão sujeitos ao imposto é a prefeitura.

Exceção: Empresas enquadradas como MEI (Microempreendedor Individual) não precisam emitir a NFS-e quando prestarem serviços para pessoas físicas, porém a obrigação se mantém para pessoas jurídicas.

Em raros casos, alguns profissionais liberais e autônomos, em alguns municípios, são isentos da emissão da NFS-e.

O Que é um RPS, qual diferença entre RPS e NF-e?

RPS é um Recibo Provisório de Serviço, nada mais é do que um documento intermediario, entre a solicitação de emissão de uma NFS-e até a aprovação pela prefeitura. 

Na verdade, quando se integra um sistema com a prefeitura, o que se envia é um RPS, e não uma nota, pois o RPS só se tornará efetivamente uma nota após o retorno da autorização da prefeitura, convertido em uma Nota Fiscal de Serviço, com um número que pode ser diferente do RPS e um código de autorização. 

O RPS também pode ser impresso e usado como um documento temporário, até que seja convertido em NFS-e, sendo a regra de cada município diferente para o tempo em que é permitido usar um RPS, até transmiti-lo. Portanto um RPS ainda não possui a validade de uma NFS-e, até ser convertido.

Qual a diferença entre NF-e e NFS-e

NF-e é a Nota Fiscal Eletrônica, emitida em operações envolvendo mercadorias (produtos) e está sujeita ao ICMS que é um imposto a nível estadual, já a NFS-e é a Nota Fiscal referente a prestação de serviços, que está sujeita ao ISS que é o imposto referente a serviços e que está a nível municipal.

Embora NF-e possua um padrão único nacional, a NFS-e diverge em cada prefeitura, está em fase de planejamento um projeto que visa a unificação e padronização nacional para a NFS-e, mas ainda é uma projeção futura sem data certa.

Como começar a emitir NFS-e?

1 - Cadastre-se na prefeitura do seu município

Antes de qualquer coisa, certifique-se que sua empresa está cadastrada na prefeitura da sua cidade.

Esse processo é necessário para que sua empresa possua uma inscrição municipal e seja habilitada a utilizar o sistema de emissão de NFS-e.

Costuma ser feito de modo on-line e, em algumas ocasiões, há necessidade de comparecimento à prefeitura (na Sefaz — Secretaria Municipal da Fazenda).

Assim, você vai se credenciar no sistema da prefeitura e obter uma senha de acesso.

Atenção aos documentos necessários, para não ter de perder tempo.

2 - Acesse o sistema

Aprovando o cadastro na prefeitura, seu usuario será liberado e os dados de acesso srão enviados a você.

Verifique quanto a necessidade ou não de possuir um certificado digital, pois em alguns casos há obrigatoriedade.

Após isso, basta acessar o sistema e seguir os passos nos menus para começar a emitir suas primeiras notas.

Automatize a Emissão de NFS-e com um software ERP

A emissão de NFS-e pode ser muito menos complicada com a ajuda de um software de gestão empresarial integrado a prefeitura. Além de possuir na maioria das vezes, uma interface muito mais amigável e simples para emissão desses documentos fiscais, um ERP permite a automação dos processos, nos casos de notas emitidas de forma recorrente, reduz o tempo gasto com emissão, podendo focar em problemas mais complexos. 

Um ERP moderno permite tambem o rápido compartilhamento dos arquivos da NFS-e com o tomador dos serviços, seja via e-mail ou whatsApp, além de poder automatizar o envio desses arquivos para a contabilidade.

Outra vantagem de usar um ERP é que o financeiro ficará integrado as notas podendo inclusive gerar as contas a receber e boletos decorrentes dos serviços prestados.

Conheça o módulo de emissão de NFS-e do Fácil ERP, uma solução prática e ágil para emissão de notas de serviços, integrada a outras ferramentas.