O Que são Ordens de Serviço, e como funcionam

A ordem de serviço (OS) marca o início da prestação de serviços e merece atenção dos empreendedores e colaboradores.

É um manual para todo o processo de contratação e execução dos trabalhos dentro das empresas, ela ajuda no fluxo das entregas, uma vez que por meio dela é fácil saber quais serviços já foram executados e quais ainda estão para ser executados, quais as previsões de entregas, e muito mais. Uma vez que a OS formaliza o serviço que será realizado, cabe a ela repassar esse pedido para os setores responsáveis dentro da organização. A tecnologia, por meio de softwares, têm sido cada vez mais uma aliada para emitir, imprimir, compartilhar, guardar e controlar esse documento de forma mais eficiente.

O que é uma Ordem de Serviço?

A ordem de serviço é um documento que formaliza o serviço a ser prestado a um cliente e serve como ponto de início para a organização do trabalho. Uma OS pode oficializar atividades como manutenção de veículos, manutenção de equipamentos, limpeza, instalação de softwares, consultoria, vistoria, montagem de móveis e muitos outros ramos de atividade. Ela pode ser criada a partir da solicitação de um cliente ou pela determinação contratual. Logo, podemos dizer que a ordem de serviço é uma ferramenta de comunicação interna indispensável para mobilizar equipes e preparar tudo para a execução do trabalho em uma empresa. O documento informa qual serviço será prestado, qual o patrimonio em questão alvo do serviço, quem é o responsável pela execução do serviço, análise técnica do responsável, para quem e quando será prestado o serviço, quais materiais e mão de obra serão necessários para sua execução, quanto vai custar, relatório técnico de execução e outros detalhes que permitem um controle preciso do fluxo de entrega do serviço.

Como funciona uma OS?

Na prática, a Ordem de Serviço profissionaliza a prestação de serviços, documentando o processo, desde a solicitação até a sua entrega. Uma vez que, antes de sua existência, este fluxo existia apenas na "cabeça" dos prestadores de serviço, o que obviamente estava passível de falhas e causava muitos problemas e dores de cabeça.

A OS deve ser emitida assim que o cliente efetuar a solicitação do serviço, nela é possível orçar os materiais e serviços, e controlar cada etapa de evolução do serviço a ser executado, permitindo cobrar dos responsáveis certos, os prazos definidos para execução, criando uma linha do tempo com um histórico de movimentações (mudança de status/ sitiação) até o estado final de conclusão e faturamento da OS.

Quais as vantagens de usar OS?

Um simples documento como uma Ordem de Serviço pode facilitar em muito a vida dos prestadores de serviços de diversas formas, são elas:

- Organizar as solicitações na ordem em que foram feitas e conforme a capacidade de execução dos responsáveis técnicos

- Maior controle sobre os serviços que já foram executados e os que ainda estão para ser

- Relatórios com dados consistentes para facilitar a tomada de decisões e organização do negócio

- Atendimento mais rápido e organizado

- Controle financeiro de acordo com os produtos e serviços vendidos;

- Garantir a entrega no prazo e dentro das especificações

- Controlar a produtividade dos colaboradores 

- Calcular com precisão os materiais e mão de obra necessários à execução do trabalho

- Manter os estoques atualizados

- Auxiliar no controle de trocas, reparos e alterações no pedido do cliente

- Informar aos colaboradores uma descrição mais detalhada dos problemas  a serem sanados na execução do serviço

- Controle e alimentação do Fluxo de Caixa;

- Possibilita a maior produtividade e evita perder tempo com questões banais;

- Maior integração entre os setores da empresa;

Quais dados uma OS precisa conter?

O número de informações varia de empresa para empresa, porém em geral algumas informações são sempre requisitadas, são elas:

- Número da Ordem de Serviço

- Data de criação

- Data de previsão de entrega do serviço

- Situação da Ordem de Serviço

- Dados Cliente solicitante (Nome, telefone, etc)

- Descrição da solicitação do cliente (o problema a ser solucionado)

- Produtos utilizados na execução

- Serviços prestados na execução

- Nome do responsável técnico pela execução do serviço

- Valores a serem cobrados e forma de pagamento

O número da Ordem de serviço é um dado muito importante porque permite a rápida localização de todos os demais dados de uma OS, com uma busca rápida. Além destes dados, poderá ser útil incluir um parecer técnico do responsável, bem como uma observação relacionada a algo encontrado durante a execução dos serviços, um campo para a assinatura do cliente também é desejável, uma vez que consolida a ciência dele dos dados contidos na OS e concordância com os valores e prazos estabelecidos.

Qual a vantagem de automatizar emissão de OS por sistema?

São inúmeras as vantagens de adquirir um sistema que tenha emissão de OS, dentre elas podemos citar, a rápida busca por OS mediante digitação de poucos caracteres, organização dos documentos e emissão de relatórios com filtros por data. Além disso um sistema já possuía as ferramentas de automação dos fluxos, permitindo alteração dos status da OS em poucos cliques, bem como inclusão de produtos e serviços. Envio da OS para o cliente, seja via e-mail, ou whatsapp. Fim da papelada, e porque não citar, claro a integração com outros setores da empresa, como estoque e financeiro, e emissão das notas fiscais referentes a venda.

Conheça o módulo de Ordem de Serviço do Fácil ERP

Uma ferramenta simples de ser utilizada, com poucos segundos é possível criar e gerenciar Ordens de serviço, alterando seus status, inserindo produtos e serviços, e compartilhando com o cliente, via e-mail, SMS ou WhatsApp. È integrada ao estoque, dando baixa nos produtos, e financeiro, criando as contas a receber. Também é possível emitir Notas Fiscais a partir de um clique. Possui um app Android integrado que permite criar as OS pelo celular, e também permite emitir a versão impressa no computador. Muitas empresas prestadoras de serviço já contam com essas facilidades, entre em contato e solicite um usuário de testes, seu negócio merece!