Recibo de pagamento: O que é, e quando utilizar?

Documentos financeiros geram inúmeras dúvidas até mesmo para os profissionais mais experientes. São inúmeras as informações e muitas nomenclaturas que é realmente difícil decorar o que é e a finalidade de cada uma delas. Você sabe qual a diferença entre Nota Fiscal e recibo de pagamento? Saiba que este é um questionamento comum entre empreendedores e consumidores.

Toda transação comercial deve ser registrada e controlada por algum tipo documento, porém, são tantos os documentos e informações que às vezes alguns gestores podem se confundir com a finalidade de cada um deles.

Tire aqui todas as suas dúvidas sobre o recibo de pagamento e quais as finalidades e diferenças deste documento financeiro.

O que é um recibo de pagamento?

Pode ser chamado também de comprovante de quitação, o recibo de pagamento é o documento que comprova que o pagamento de determina quantia foi efetuado, ou seja, comprova a efetivação de uma transação financeira decorrente da venda de um produto ou serviço.

Do ponto de vista legal, é uma forma de asseguras os direitos e obrigações das partes envolvidas em um negócio. A prova de que um pagamento foi efetuado, assim sendo, assegurando o direito do consumidor ao produto/serviço adquirido e ao vendedor uma forma de assegurar o recebimento por ele.

O recibo pode ser usado por pessoas físicas e empresas, apesar de não ser obrigatório, garante um controle rígido e facilita a gestão financeira do negócio.

Quando fazer um recibo?

A Lei 8.846/94 sobre a emissão de documentos fiscais, traz o seguinte enunciado:

"A emissão de nota fiscal, recibo ou documento equivalente, relativo à venda de mercadorias, prestação de serviços ou operações de alienação de bens móveis, deverá ser efetuada, para efeito da legislação do imposto sobre a renda e proventos de qualquer natureza, no momento da efetivação da operação."

O texto diz que toda venda de mercadoria, prestação de serviços ou operações de alienação devem ser acompanhadas da nota fiscal e recibo ou documento equivalente.  Ou seja, o recibo de pagamento ou um documento com mesma função sempre deve estar presente.

O recibo não substitui uma nota fiscal, que é exigida pelos órgãos fiscais, inclusive, cometendo crime de sonegação quem deixar de emitir. Portanto, o ideal é emitir ambos os documentos, o recibo para controlar o financeiro e a nota fiscal para manter-se em dia com as obrigações fiscais e tributárias.

Ao adotar o hábito de emitir recibo para todas as transações, o controle sobre todas as entradas de valores ficará mais fácil de ser auditado, agilizando o setor financeiro nas suas funções.

Quais dados devem conter em um recibo?

Para garantir a validade jurídica do recibo de pagamento o recibo deve ser preenchido com algumas informações obrigatórias, tais como:

  - Número do recibo

  - Valor do pagamento

  - Espécie da dívida quitada

  - Dados do devedor

  - Dados do credor

  - Data do pagamento

  - Local do pagamento

  - Assinatura do credor.

  

É preciso armazenar?

Apesar de não ter finalidade fiscal, a orientação é guardar os recibos de pagamento por um período de cinco anos, pois esse documento tem validade jurídica e pode ser usado como prova para assegurar direitos ou devedores que sejam eventualmente questionados.

As informações constantes em um recibo de pagamento são de suma importância para o departamento contábil e financeiro da empresa, podendo ser requeridos também em casos de auditorias e fiscalizações.

Qual é a diferença entre recibo e Nota fiscal?

O recibo de pagamento e nota fiscal são documentos diferentes, cada qual com a sua função. Enquanto o recibo comprova a quitação da dívida, a nota fiscal comprova o direito de posse ou propriedade do bem, ou serviço comercializado.

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